Kako povećati efikasnost poslovanja?

U današnje vreme kada je poslovanje pod ogromnim pritiskom velike konkurencije sve agilnijih i fleksibilnijih organizacija koja se odnosi na globalizaciju, tehnološke, zakonodavne i regulatorne promene, svakako se javlja interes kako poslovanje može postati efikasnije. Konkurencija se svuda u svetu povećava. Stoga se javljaju izazovi koji zahtevaju povećanje efikasnosti poslovanja.

Da bi se povećala efikasnost poslovanja i učinkovitost rada, osim svakodnevnog rada na strategijama koje su usmerena na povećanje konkurentske prednosti i profitabilnosti kompanija, potrebno je raditi i na eliminisanju aktivnosti koje ne doprinose poslovnoj učinkovitosti, odnosno poslovnoj profitabilnosti. To su aktivnosti koje se obavljaju unutar radne organizacije, ali koje ozbiljno ometaju i narušavaju efikasnost poslovanja.

U svakodnevnom radu mnogi zaposlenici su zauzeti aktivnostima koje im ne pomažu ili nisu od značaja za postizanje efikasnosti u poslovanju. Rezultat toga je nemogućnost postizanja poslovnih ciljeva i stres. Eliminisanjem svakodnevnih aktivnosti koje podstiču troškove, a ne doprinose poboljšanju poslovanja i radnog učinka, možemo nazvati rasipanje ili šteta. To su aktivnosti koje nisu od koristi ni za vas, ni za vaše klijente, odnosno primaoce vaših usluga. To nisu aktivnosti koje vas približavaju vašem cilju, te ih shodno tome treba eliminisati. Što više percipirate i eliminišete ovakve aktivnosti, to ćete više poboljšavati efikasnost vašeg poslovanja.

Da bi poboljšali efikasnost rada i povećali radni učinak važno je: disciplinovano i organizovano radno osoblje, efikasno upravljanje radnim vremenom, izbegavanje grešaka i efikasno i efektivno iskorišćavanje potencijala kompanije.

 Disciplinovano i organizovano radno osoblje

Talenat, inteligencija, obrazovanje, iskustvo – svi ovi faktori utiču na radni učinak i poslovnu efikasnost. Ali se sve to bez disciplinovanog i organizovanog radnog osoblja značajno umanjuje. Bez samodiscipline nije lako organizovati sebe u svakodnevnoj radnoj rutini. Napušteni projekti, e-mailovi bez odgovora, neuredan radni sto, neodgovaranje na pozive, stalna kašnjenja i sl., sve to ukazuje da je nedostatak discipline jedna od najčešćih prepreka i opasnosti za dobru efikasnost i radni učinak.

Obučeno disciplinovano i organizovano radno osoblje doprinosi poslovnoj efikasnosti i profitabilnosti zbog toga što:

• Zaposleni imaju i rade na određenom i jasno postavljenom zajedničkom cilju. Oni snose odgovornost za ono što kažu, kao i za svoja dela;
• Zaposleni imaju stabilno i samokontrolisano ponašanje koje je usmereno u pravcu realizacije određenog cilja;
• Zaposleni rade na tome da se posao obavi istrajno do kraja, drže se definisanog poslovnog plana i obavljanja zadataka u određenom vremenskom roku.
• Ukoliko se desi da zaposleni naprave grešku na poslu, one se podnose, priznaju i ispravljaju u što kraćem vremenskom roku;
• Za svaki posao koji se obavlja zaposleni imaju racionalno objašnjenje – zašto je to potrebno ili dobro za kompaniju;
• Poslovno komuniciranje, davanje i primanje informacija radi postizanja poslovnih ciljeva dobro funkcioniše, iako se informacije prepliću kroz sve sfere znanja i poslovanja između zaposlenih koji se međusobno razlikuju i u kompaniji koja je hijerarhijski organizovana.

Efikasno upravljanje radnim vremenom

Da li postoji način da negde uštedite radno vreme? Da li možete da radite efikasnije? Nasuprot tome, izbegavanjem uzaludnog trošenja radnog vremena, možete poboljšati efikasnost poslovanja i uvećati profitabilnost.

Obzirom na važnost efikasnog upravljanja radnim vremenom, potrebno je sprovesti niz aktivnosti u samoorganizaciji na poslu kako bi se postigli pozitivni rezultati.

Kontrola vlastitog vremena i rada bi se mogla preispitati u sledećem:

• Bespotreban prevoz stvari zahteva dosta vremena i nepotrebnu energiju. Ovo uključuje aktivnosti kao što su prenošenje datoteka, slanje pisama umesto elektronske pošte, korišćenje sporih linija podataka i sl.;
• Neadekvatan raspored stvari na radnom mestu, na primer, bespotrebne stvari se drže na radnom stolu umesto onih koje se često upotrebljavaju. Svaki put proveden u bespotrebnim pretraživanjima se gubi dragoceno vreme, na primer, traženje dokumentacije, obrazaca i sl.;
• Čuvanje i skladištenje nepotrebnih informacija ili više informacija nego što je stvarno potrebno, odnosno informacija koje su nebitne za poslovanje kompanije. To uključuje, na primer, poplave e-mail poruka koje svakodnevno dopiru do vas, ali i vreme koje provodite čitanjem. Nadalje, prekomerna ili bespotrebna upotreba društvenih mreža ili interneta koje ne doprinose poboljšanju poslovanja.
• Slabo organizovan tok posla ili loša samoorganizacija zahteva nepotrebno kretanje i time gubitak vremena. Da li je svako putovanje potrebno ili neki određen izgled ili svaki telefonski poziv koji se obavlja na poslu ili svaki e-mail koji se šalje. Nadalje, nepotrebna traženja, pretrage, objašnjavanja, dovođenja i sl., sve to može da predstavlja nepotrebno gubljenje radnog vremena.
• Eliminišite vreme čekanja. Čekanje je veliki problem. Jedan zaposleni čeka na druge. Što postoje složeniji procesi, to su češća čekanja što daje mnogo negativnih efekata po efikasnost rada. Umesto da se sumiraju aktivnosti, radna organizacija u kojoj poslovni procesi prolaze kroz mnoga odeljenja, mora prevazići mnoge interfejse.
• Ako pojedini procesi proizvodnje ili usluga ne odgovaraju, oni uzrokuju nepotrebno vreme čekanja. Nadalje, često čekate kolege, informacije, autorizaciju pristupa ili odgovarajuću opremu. Za dobru radnu efikasnost su prepreke i predugi bespotrebni sastanci i čekanje nebitnih odluka.
• Prekomerna proizvodnja, koraci obrade koji nisu neophodni ili za koje nema jasne porudžbine, procesi koji se rešavaju nekoliko puta i dovode do dupliranja rada, bespotrebno troše radno vreme i smanjuju radni učinak.

Izbegavanje grešaka

Greške su deo svakodnevnice. Ipak preterano pravljenje grešaka ozbiljno narušava poslovnu efikasnost. Loši poslovni procesi, loša tehnologija i konstantne greške radnog osoblja uzrokuju nesklad, nepravilnosti, propuste i odstupanja u poslovanju. Korekcija za korekcijom svake greške košta vremena i novca. Naročito kada se greške ne otkriju u nekoliko koraka i kada je teško naći razlog za njeno postojanje.

Greške se prouzrokuju:

• Nepravilnim prosleđivanjem dokumenata. Na primer, kada više zaposlenih radi na jednom slučaju, kako bi se izbegla ili značajno umanjila mogućnost za greške, poželjno je da svaka strana pregleda dokumente.
• Nedostatkom adekvatne komunikacije između zaposlenih, ali i između zaposlenih i klijenata,
• Lošim i zastarelim alatima i tehnologijom,
• Velikim administrativnim teretom koji dovodi do dupliranja, na primer, puni ormani papirologije, započeti i nedovršeni poslovi, nalagerovan i obiman kancelarijski materijal, duplirani podaci koji se čuvaju na različitim mestima, zaboravljanje dovršetka započetih zadataka, prepun inbox e-mail poruka itd.

Efikasno i efektivno iskorišćavanje potencijala kompanije

Opasnost za radnu efikasnost se javlja i kada se ne iskorištava vlastiti potencijal. Zbog čega se dovoljno ne koristi znanje zaposlenih unutar radne organizacije? Koje se veštine ne koriste ili nisu dovoljno iskorištene? Zašto se kreativnost zaposlenih dovoljno ne koristi za rešavanje unutrašnjih pitanja organizacije? Uključivanjem zaposlenih u dizajniranje poslovnih procesa može se doći do neverovatnih poboljšanja, uštede vremena, povećanja motivacije i zadovoljstva onih koji su u to uključeni. Takođe, oni mogu pomoći u iznalaženju ideje o tome kako uvećati radni učinak, ali i gde treba tražiti razloge za eventualno nastali gubitak u poslovanju.

Ipak, valja reći da je sve to što se tiče potencijala samo jedan deo bitke. Za poboljšanje poslovne efikasnosti je neophodno izbegavanje i rešavanje problema unutar radne organizacije. Takođe je dobro i poželjno aktivirati motivisanost zaposlenih, motivaciju za ostvarivanje poslovnih ciljeva.

Ljudski potencijal bi trebalo da bude uključen po sledećim pitanjima:

• Da se u što kraćem vremenskom roku percipiraju eventualno nastale greške. Da se uočavaju i definišu aktivnosti koje narušavaju profitabilnost. Da se radi na poboljšavanju svakodnevnih radnih aktivnosti u cilju efikasnijeg trošenja radnog vremena;
• Veći problemi zahtevaju sveobuhvatniju metodu i analizu. U tom slučaju potrebno je da zaposleni imaju realan uvid u trenutnu situaciju, šta se dešava ili zašto nešto nije učinjeno na vreme, da definišu odredišno stanje, istraže uzroke itd.
• Definisanje i određivanje potrebnih mera za postizanje poslovnih ciljeva i njihovu implementaciju;
• Provera efekta preduzetih mera. Da li je definisani cilj postignut i ako nije potrebno je tačno odrediti zašto i ispraviti akciju;
• Precizirati plan rada koji će biti usmeren na povećanje poslovne efektivnosti u budućnosti.

Povećajte efikasnost rada i time ćete dobiti slobodan prostor za razvoj novih ideja koje će vas učiniti konkurentnijim. Eliminišite aktivnosti koje vam nisu od koristi i koje uzaludno troše vaše vreme i novac. Radom na novim mogućnostima i potencijalima, radite na povećanju poslovne efikasnosti.